Comment éviter l’empilement des outils numériques dans une organisation

Lorsqu’un service rencontre une difficulté, l’achat d’un nouvel outil peut sembler être la réponse la plus rapide.

Un CRM pour mieux suivre les prospects. Une plateforme projet pour améliorer la collaboration. Un outil BI pour fiabiliser le reporting. Une solution IA pour accélérer la production.

Le problème apparaît lorsque ces décisions sont prises séparément. L’organisation se retrouve avec plusieurs outils qui se recouvrent, des données dupliquées et des utilisateurs qui doivent saisir la même information à plusieurs endroits.

Les signes d’un empilement

Plusieurs symptômes doivent alerter :

• plusieurs outils remplissent une fonction proche ;

• les équipes exportent régulièrement des données vers Excel ;

• personne ne sait quelle application fait référence ;

• les mêmes informations sont saisies plusieurs fois ;

• les droits d’accès sont difficiles à gérer ;

• les équipes utilisent des outils non référencés ;

• les interfaces entre applications sont fragiles ;

• les reportings donnent des résultats différents.

L’empilement ne concerne pas uniquement le nombre d’applications. Il concerne aussi les flux, les règles et les responsabilités associées.

Commencer par les usages

Avant de supprimer ou remplacer un outil, il faut comprendre ce qu’il permet réellement de faire.

Pour chaque application, identifiez :

• les équipes qui l’utilisent ;

• les processus concernés ;

• les données produites ;

• les données consommées ;

• les intégrations existantes ;

• les fonctions indispensables ;

• les contournements utilisés ;

• les coûts directs et indirects.

Un outil peu utilisé peut malgré tout être critique pour un processus particulier. À l’inverse, une solution largement déployée peut produire peu de valeur et générer beaucoup de travail manuel.

Définir les sources de référence

Pour chaque donnée importante, l’organisation doit savoir où se trouve la source officielle.

Cette question concerne notamment :

• les clients ;

• les contrats ;

• les produits ;

• les prix ;

• les commandes ;

• les salariés ;

• les indicateurs financiers ;

• les incidents ;

• les projets.

Sans source de référence, les outils peuvent continuer à fonctionner tout en produisant des visions contradictoires.

Évaluer le coût des doublons

Les doublons créent plusieurs types de coûts :

• temps de saisie ;

• corrections ;

• rapprochements ;

• erreurs ;

• licences inutilisées ;

• maintenance des interfaces ;

• formation sur plusieurs outils ;

• dépendance à quelques personnes.

Avant d’investir dans une nouvelle solution, il faut comparer son bénéfice attendu avec le coût de son intégration dans l’environnement existant.

Standardiser avant d’automatiser

L’automatisation d’un flux incohérent peut accélérer les erreurs.

Il faut d’abord clarifier :

• les noms des champs ;

• les formats ;

• les identifiants ;

• les règles de synchronisation ;

• la gestion des doublons ;

• les responsabilités ;

• les cas d’erreur.

Cette étape est souvent moins visible qu’un nouveau déploiement, mais elle conditionne la stabilité du système.

L’outil le plus complet n’est pas toujours le meilleur choix

Une solution doit être évaluée selon :

• son adéquation au besoin ;

• sa capacité d’intégration ;

• sa facilité d’usage ;

• sa maintenabilité ;

• ses coûts ;

• sa sécurité ;

• sa capacité à évoluer ;

• son adoption par les utilisateurs.

France Num recommande une approche allant du diagnostic à la mise en œuvre d’un plan d’action, plutôt qu’un choix technologique isolé.

À retenir

Pour limiter l’empilement :

1. Cartographiez les usages avant les outils.

2. Identifiez les sources officielles.

3. Repérez les données saisies plusieurs fois.

4. Évaluez les flux et les dépendances.

5. Standardisez avant d’automatiser.

6. Mesurez l’adoption réelle.

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